Zu Ihrer Anfrage vom 11.6.2013 zu den Gesamtausgaben für den Empfang der Stadt anlässlich des 50. Geburtstages von Herrn Bürgermeister Marcus Schaile am 11.12.2012 nehmen wir wie folgt Stellung:

1. Kosten des Betriebshofs
Die Kosten für die interne Verrechnung zwischen dem Betriebshof der Stadt Germersheim und der Buchungsstelle 1110-581200 betragen für das Personal 2.727,-- €
(für Vor- und Nachbereitung 10. – 12.12.2012).
Es fielen insgesamt 104,25 Arbeitsstunden an.

Für die Nutzung von PKWs, es fielen insgesamt 35,25 Stunden an, für den gleichen Zeitraum betragen die Kosten 231,41 €.
Es fielen insgesamt 35,25 Stunden an. Ein Teil der Stunden zur Vorbereitung fielen für das Aufbringen des Schotters auf dem Boden des Innenhofes im Hufeisen an. Der Boden hätte im Frühjahr 2013 sowieso ausgebessert werden müssen.

Gesamtsumme 2.958,41 €

2. Kosten für den Einsatz der städtischen Mitarbeiter vor Ort
Es waren folgende städtische Mitarbeiter mit der Durchführung des
Geburtstagsempfangs betraut.
NN 1, 11.12.2012, 18.00 – 23.30 h = 5,5 Stunden 102,00 €
NN 2, 11.12.2012, 18.00 – 24.00 Uhr = 6 Std. 97,00 €
NN 3, 11.12.2012, 18.00 – 23.00 Uhr = 5 Stunden 87,00 €
NN 4, 11.12.2012, 18.00 – 23.00 Uhr = 5 Std. 120,15 €
Gesamtsumme 406,15 €

3. Sachkosten der Vorbereitung – Informationen
Für die Gestaltung und den Druck der Einladungen durch Fa. NN, Grafik-Design fielen Kosten in Höhe von 618,80 €
an.
Versand erfolgte durch die Regio-Post mit der allgemeinen Stadtverwaltungspost. Die Portokosten können daher nicht genau aufgeschlüsselt werden. Ca. 350 Einladungen à -,55 € = 192,50 €.
4. Kosten der Bewirtung der Gäste
a) Personalkosten
Wie unter 4 b erläutert, erfolgte keine Bedienung durch städtische Mitarbeiter
b) Externe Helfer
Für die Durchführung der Veranstaltung waren 9 Schülerinnen
für je 6,5 Stunden à 8,-- € = 468,00 €

sowie 6 Ordonanzen der Bundeswehr mit 5,6 oder 6,5 Stunden
à 8,-- € = 296,00 €
eingesetzt.
Gesamtsumme 764,00 €

Wären dafür städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt worden, wäre bei einer Vergütung von 18,46 € (EG 8 Stufe 2 = 14,50 € + AG-Anteil/KV/RV/AV/PV/ZVK von 3,96 €) für 6,5 Stunden,
120,-- € pro Person x 15 Personen = 1.800,00 € entstanden, somit Ersparnis von 1.036,00 €.

Zusätzlich waren 5 Personen mit 5,5 bzw.6,5 Stunden à 12,00 € = 378,00 €
für das Abräumen und Reinigen des Geschirrs und der Gläser eingesetzt. Es erfolgte keine Bedienung durch städtische Mitarbeiter, da diese ebenfalls eingeladen waren und ihnen die Möglichkeit zur Gratulation gegeben werden sollte. Wären hier städtische Mitarbeiter eingesetzt worden, wäre es auch hier zu Einsparungen von 6,46 € je Stunde pro Mitarbeiter gekommen.
Leihgebühr für notwendige Geschirrspülmaschine 104,72 €
5. Sachkosten

Getränke:
Wein, Weingut Vaubel 222,21 €
Wein, Weingut Pfaffmann 182,21 €
Alkoholfreie Getränke und Bier, Fa. Kraus 360,75 €
Glühwein, Wirtevereinigung 79,66 €
Kinderpunsch, Fa. Wüst 38,60 €
Gesamtsumme 883,46 €
Die 60 Flaschen Riesling-Sekt, die zur Begrüßung ausgeschenkt wurden, waren Sponsoring des Weingutes Pfaffmann. Ersparte Kosten: 60 Flaschen à 8,50 € = 510,00 €.

Speisen:
Gulaschsuppe, Stadtgartenrestaurant 1.125,00 €
Brot, Bäckerei Damm 51,00 €
Naturalien, KuSo-Team 264,00 €
Spende Förderkreis KuSo 200,00 €
Lebkuchen 61,09 €
Überraschungseier 52,80 €
(Für die gratulierenden Kinder der städtischen Kindertagesstätten wurden als Dankeschön Überra-schungseier ausgegeben.)
Gesamtsumme 1.753,89 €
Bei Neujahrsempfängen der Stadt Germersheim hatte sich gezeigt, dass Suppen preislich nicht so hoch liegen und sehr gut ankommen. Für das Finger-Food des Kultursommerteams fielen nur die Kosten für die Naturalien an. Finger-Food in dieser Menge wäre sonst erheblich teurer gewesen. Bei 1.200 Stück Fingerfood à 1,50 € = 1.800,-- € ergibt sich gegenüber den gezahlten 464,00 € eine Ersparnis von 1.336,00 €.

Kosten für Sweat-Shirts 427,33 €
Kosten für Deko, Möblierung, Podeste und sonstige Einrichtungen des Festzeltes,
die aufgestellten Tische und Stühle waren Mobiliar der Musikschule, die Lounge-Ecke war aus dem Bestand der Stadt Germersheim, die Stehtische mit Hussen aus dem Bürgersaal des Stadthauses, lediglich für Kerzen, Servietten und Blumen fielen Kosten in Höhe von 300,97 €
an. Durchgeführte Arbeiten des Betriebshofes sind in Ziffer 1 enthalten.
Die Leihkosten für das Festzelt mit Transport, Auf- und Abbau sowie Beheizung
betrugen 2.153,90 €.
Ursprünglich war das Angebot für das Festzelt um 2.000,-- € (Boden) höher.
Die Beleuchtung mit Pylonen (Aufgang zur Musikschule) betrug 357,00 €
Die Materialmiete Beleuchtungsequipment (N N) betrug 348,00 €.
Die Installation Stromversorgung Beleuchtung Festzelt, Innenhof und Zugang
ab Tonnengewölbe betrug 722,57 €
(N N).
6. Kosten des Unterhaltungsprogramms während des Empfangs
M. S. und Band 1.070,00 €
plus Licht und Ton, Auf- und Abbau 333,84 €
Insgesamt 1.403,84 €
Der Auftritt der Sängerin Isa, die musikalische Unterhaltung des Seniorenorchesters sowie die Unter-haltung des Musikschulorchesters PSSt erfolgte unentgeltlich. GEMA-Gebühr sowie KSK-Beiträge wurden nicht gezahlt.
Bei der Veranstaltung handelte es sich um eine dienstliche Veranstaltung der Stadtverwaltung Germersheim, zu der nicht der Jubilar selbst sondern die Stadtverwaltung Germersheim, vertreten durch den Ersten Beigeordneten, eingeladen hatte. Die Veranstaltung fand außerhalb der Dienstzeit statt. Die Gästeliste wurde nach dienstlichen Gesichtspunkten zusammengestellt und die Veranstaltung wurde in Diensträumen durchgeführt.

In der Region ist es üblich, dass „runde“ Geburtstage besonders gefeiert werden. Diese Feierlichkeiten nehmen dann Repräsentanten aus Politik, Wirtschaft, Vereine und Behörden, aber auch viele Bürger zum Anlass, ihrem Bürgermeister persönlich zu gratulieren. Um dieser Tatsache Rechnung zu tragen, sollte das Gratulieren in einer organisierten Form möglich gemacht werden, ansonsten wäre das Chaos im Rathaus mehr als groß. Tatsache ist aber auch, dass der zu erwartende große Andrang der Gratulanten mehr dem Amt, der beruflichen Tätigkeit als Person der Bürgermeisters geschuldet ist. Es handelt sich also zweifelsfrei um eine dienstliche Veranstaltung, deren Kosten über die Verfügungsmittel abzurechnen sind. Im Übrigen bieten solche Veranstaltungen die beste Gelegenheit, um Kontakte zu erneuern bzw. zu schaffen.

Mit Schreiben vom 15. und 16. November 2012 gingen die Einladungen anl. des 50. Geburtstages von Bürgermeister Schaile an
- VIP-Liste der Stadt Germersheim (per Karte)
- Mitarbeiter der Stadtverwaltung Germersheim und städt. Abwasserbeseitigung (per Mail)
- wenige persönliche Bekannte des Bürgermeisters (per Karte)
- öffentliche Einladung im Stadtanzeiger an die Bevölkerung.

Vergleichbar dazu:
60. Geburtstag Benno Heiter, 26.5.1996, Bürgermeister, Bürgersaal Stadthaus Kolpingplatz
70. Geburtstag Benno Heiter, 26.5.2006, ehem. Bürgermeister, Bürgersaal Stadthaus Kolpingplatz
60. Geburtstag Dieter Hänlein, 5.9.2002, Bürgermeister Bürgersaal Stadthaus Kolpingplatz

Zu diesen Feierlichkeiten wurde ebenfalls per Karte und öffentlich eingeladen.
Als Veranstaltungsort für die Feierlichkeit anlässlich des 50. Geburtstages von Herrn Schaile wurde zuerst der Bürgersaal als Veranstaltungsort ausgesucht. Da aufgrund des Bekanntheitsgrades des Bürgermeisters jedoch davon auszugehen war, dass eine Vielzahl von Gratulanten diese Feierlichkeiten besuchen würden, wurde über den Innenhof des Stadthauses nachgedacht, dies wurde jedoch aus organisatorischen Gründen (Belegung der vorhandenen Parkplätze, Störung des Dienstbetriebes, usw.) abgelehnt und über die Durchführung der Feier in der Stadthalle nachgedacht.
Diese war für eine Eigentümerveranstaltung bereits seit Anfang November telefonisch und ab 14.11.2012 schriftlich gebucht und bestätigt worden. Wäre die Stadthalle angemietet worden, wären Nebenkosten zu zahlen gewesen und zwar in Höhe von 330,00 € (180,00 € Reinigung, 50,00 € Beleuchtung, 100,00 € Hei-zung). Im Gegensatz dazu kamen jedoch Einnahmen für die Anmietung des kleinen Saals durch die Ei-gentümergemeinschaft in Höhe von 220,00 €, somit insgesamt Ersparnis von 330,00 € plus Einnahmen von 220,00 €, insgesamt 550,00 €. Dann kam der Innenhof der Musikschule ins Gespräch. Dieser bietet eine stimmungsvolle Atmosphäre und kann aufgrund seiner Größe eine Vielzahl von Gratulanten aufnehmen.. Tatsächlich zeigte es sich, dass über den gesamten Abend hinweg ca. 400 – 450 Personen als Gratulanten anwesend waren. Lange Warteschlangen von der Straße Fronte Beckers (Zugang zum Hufeisen) bis zum Eingang ins Zelt (Innenhof der Musikschule). Man ging zu Beginn der Planungen davon aus, dass die Feier im Freien ohne Zelt durchgeführt werden könnte. Nachdem die Wetterlage dies nicht zuließ, wurde dann ein Zelt durch die Fa. König, Karlsruhe aufgebaut, um die Gäste vor der Witterung zu schützen.
Von der Befestigung des Zeltbodens (Kosten in Höhe von ca. 2000 €) wurde aus Kostengründen abgesehen, Daraus ergab sich eine Ersparnis von 2.000 €. Nachdem es wenige Tage vor der Geburtstagsfeier stark schneite und in den im Hof vorhandenen Löchern des Bodens sich das Wasser sammelte, wurde Schotterbelag bei der Fa. XXXX angefordert. Dieser Belag, der dann auf dem Boden aufgebracht wurde, wurde durch die Fa. Freyer gestiftet, als Geschenk an den Bürgermeister. Dieser Belag ist dann im Innenhof der Musikschule verblieben und dient zur notwendigen Befestigung des Bodens (Ersparnis für notwendige Befestigung).

Der im Vorzelt aufgehängte Mistelzweig war kostenlos aus städtischem Grün entnommen worden.

Insgesamt ergeben sich Gesamtkosten in Höhe von 13.773,54 € (incl. interne Verrechnung für den Be-triebshof in Höhe von 2.958,41 €, zuzügl. Kosten für den Einsatz der städtischen Mitarbeiter NN1, NN2, NN3, und NN4 in Höhe von 406,15 €). Somit sind tatsächlich 10.408,98 € gezahlt worden. Dem gegenüber steht eine Ersparnis von insgesamt 5.532,00 € (1.036,00 € Ziffer 4, 510,00 € Ziffer 5, 1.336,00 € Ziffer 5 sowie 550,00 € Stadthalle und 2.000,00 € Zeltboden).
Angaben zu Spenden:

Die Einladungskarte zur Feier des Geburtstages beinhaltete keine Hinweise auf Geschenke. Es war auch keine Bankverbindung auf dieser Einladung vermerkt. Bei Anfragen an die Verwaltung bezüglich Geburts-tagswünsche des Bürgermeisters wurde von Seiten des Vorzimmers bzw. der Abteilungsleitung darauf hingewiesen, dass sich der Bürgermeister über Spenden für soziale Zwecke, aber auch über Wein freuen würde. Darüber hinaus wurde, gerade wenn es den Anschein hatte, dass es sich um Personen handelt, die ein sehr enges Verhältnis zum Bürgermeister haben, auch darauf hingewiesen, dass er sich über einen Reisegutschein freuen würde, da er vor hatte mit seinen Kindern einen gemeinsamen Urlaub zu verbringen.
Spenden für soziale Zwecke können von unserer Seite aus nicht geprüft werden, da diese nicht über die Stadtverwaltung sondern direkt an die soziale Einrichtung gehen.

Angaben zu Geschenken:
• Siehe dazu auch Erläuterung vorstehender Punkt. Es gingen 33 Gutscheine im Wert zwischen 20,00 und 350,00 € ein, wobei bei den größeren Beträgen anzugeben ist, dass es sich um Sammelgutscheine von mehreren Personen handelt, z. B. Bürgermeister der Kreisgruppe Germersheim, die bei derartigen Anlässen 50,00 € pro Person schenken. Dass die Reisegutscheine alle bei einem ortsansässigen Reisebüro erworben wurden, liegt daran, dass eine Zusammenführung von Gutscheinen verschiedener Reisebüros auch beim gleichen Reiseanbieter (z. B. TUI) nicht möglich ist.
Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass Bürgermeister Schaile es sich nicht hat nehmen lassen, sich an den Kosten dieser Veranstaltung zu beteiligen, entgegen der Handhabung in der Vergangenheit.

Mit freundlichen Grüßen
In Vertretung:

Norbert König
Erster Beigeordneter